Come fare formazione in Smart working

IMMAGINA UNA PICCOLA AZIENDA…

… diciamo un’agenzia di comunicazione con uno staff di una ventina di persone.
In questo momento molti componenti dello staff sono, in tutto o in parte, smart workers. O quantomeno remote workers. Insomma, lavorano da casa o da un ambiente diverso da quello dell’ufficio.
E’ verosimile che questo sarà un trend che continuerà, e per ottime ragioni. I vantaggi del lavoro agile sono certi, quando questa modalità di lavoro è ben gestita. L’esperienza che molti hanno avuto durante l’emergenza Covid non è certo rappresentativa di una buona gestione del lavoro agile, ma ha spinto anche le PMI a considerare lo smart working come una possibilità.

Non facciamo più formazione?

Ma, obiettano alcuni, ci sono alcuni momenti della vita dell’azienda che richiedono la presenza di tutti.
Come si fa, ad esempio, con la formazione?
Intendo quei percorso formativi che per l’azienda, oltre che portare a un incremento di competenze, sono spesso occasione per approfondire la reciproca conoscenza, rinsaldare legami che sono professionali ma anche personali, insomma, fare il caro vecchio team building.
Come fare questo tipo di formazione se gran parte dei collaboratori della mia agenzia di comunicazione sta lavorando, in tutto o in parte, in smart working? Devo rinunciare?
Io penso di no.

Un modo diverso di apprendere

E’ chiaro che qui entra in campo l’online learning.
Ma cerchiamo di analizzare meglio il tema.
Udemy for Business rileva nel Report “State of the ROI of learning” che nel 64% delle imprese intervistate, dopo aver introdotto l’online learning il numero di ore che i collaboratori dedicano annualmente alla formazione è aumentato. Il dato lascia intravedere diverse ragioni a favore della formazione a distanza, come gradimento dei partecipanti, vantaggio competitivo per l’azienda, engagement del lavoratore, ma c’è ancora una certa ritrosia a ricorrere ad essa.
Ecco le principali obiezioni che vengono mosse ad un progetto formativo aziendale gestito in smart working:

la distanza fisica impedisce una relazione diretta e costruttiva, viene meno l’importante funzione di team building che è spesso uno degli obiettivi indiretti di una formazione aziendale

la flessibilità caratteristica dello smart working (qui non parliamo quindi di telelavoro, che prevede orari fissi e nel cui caso il “problema” della flessibilità non si pone) rende complicata la gestione della formazione online attraverso webinar e meeting, proprio le metodologie che consentirebbero un maggiore grado di interazione

è addirittura impossibile avere la certezza che tutti i collaboratori stiano effettivamente partecipando attivamente alla formazione, con la scusa di non sovraccaricare la banda potrebbero togliere il collegamento video e nel frattempo leggere l’ultimo di Dan Brown.

è difficile rilevare la soddisfazione dei collaboratori se non posso chiacchierare con loro davanti a un caffè

Il lato positivo dell’E-learning nelle imprese

Nella mia esperienza l’online learning può essere molto efficace per alcune tipologie di formazione aziendale, ed alcune sue peculiarità sono persino qualificanti per un progetto formativo pensato per un team di smart workers.
Non si tratta di confutare le obiezioni che ho elencato, è chiaro che incontrarsi di persona è tutta un’altra storia, non sto neanche ad elencare i motivi.
Ma per la mia esperienza una formazione online ben costruita ha davvero degli elementi qualificanti che possono renderla un’ottima soluzione. Vediamo quali:

l’analisi dei fabbisogni: spesso nelle PMI è lo stesso imprenditore, o un gruppo manageriale ristretto, a stabilire quali sono i fabbisogni formativi da soddisfare. Non si tratta di una prassi scorretta, ma può essere integrata con il coinvolgimento di altri componenti dello staff. Fare questa attività in remoto consente di arrivare a risultati concreti in tempi rapidi (un’ora per i team più affiatati, massimo due ore per quelli più eterogenei). Condurre una riunione di questo genere in remoto impone infatti di stabilire passaggi chiari, tempi precisi, outcome specifici.

le soluzioni blended: ogni contenuto, ed ogni progetto, va pensato sulla base delle sue caratteristiche e degli obiettivi che vuole raggiungere, ma se si vuol fare un discorso generale sicuramente le soluzioni blended sono le migliori. Si possono fare parti on demand fruibili negli orari preferiti da ognuno che si concentrano su concetti e “teoria”,  abbinate a parti sincrone con webinar o meeting (decisamente meglio i meeting) per mettere a terra i concetti, discuterli, esercitarsi, farli propri, e magari anche parti in presenza, perché chi lo dice che non si possano mescolare online e offline? Anzi, direi che questa strada è vincente, salva in buona parte la flessibilità ma dà anche occasione di rinforzare i legami personali. Ed è davvero interessante vedere come la relazione a distanza aiuti a far cadere qualche inibizione che di persona rimane più forte, e come il successivo incontro a tu per tu possa risultare arricchito.

gli strumenti di partecipazione: chiaramente fare formazione online limita molto le possibilità, in aula i formatori possono davvero dar fondo alla propria creatività e proporre le attività più coinvolgenti; anche nella formazione online, però, si possono utilizzare strumenti partecipativi niente male. Ne ha parlato Danilo Castelli in questo articolo: Tutto quello che ti serve per progettare la tua formazione online

la misurazione dell’efficacia: certo, la chiacchierata informale al caffè è uno strumento di verifica del gradimento molto in voga, e spesso molto efficace, ma non è così (o non solamente così) che si misura l’efficacia di un intervento formativo. Innanzitutto efficacia e gradimento non sono sinonimi. Se vogliamo sapere se la formazione è piaciuta, possiamo utilizzare questionari di gradimento, chiedere direttamente ai collaboratori in momenti informali (magari prima dell’inizio di una call conference mentre aspettiamo gli altri partecipanti), o fare una vera e propria sessione di monitoraggio esplicitamente pensata a questo scopo, perché se l’obiettivo comune è quello di migliorarsi, tutti i componenti dello staff tenderanno ad essere più collaborativi se anche l’attività di verifica viene svolta in modo collaborativo. Se invece vogliamo verificare quanto la formazione è stata efficace, e quindi quali risultati ha prodotto, avremo bisogno di KPI da monitorare, che avremo definito in fase di progettazione. L’efficacia può essere quindi misurata per l’online esattamente come per l’offline. Ricordo il dato del Report “State of the ROI of learning”  di Udemy for Business, ovvero che nel 64% delle imprese intervistate, dopo aver introdotto l’online learning il numero di ore che i collaboratori dedicano annualmente alla formazione è aumentato; di tratta già di un importante dato di efficacia.

strategie per il networking e il team building: di nuovo, certamente vedersi dal vivo è tutt’altra cosa, ma possiamo mettere in atto alcune strategie utili per fare gruppo e coltivare le relazioni. Eccone due. Possiamo creare dei gruppi di lavoro ai quali chiedere di organizzarsi in autonomia; in questo caso l’importante è chiedere sempre di produrre un output, un prodotto tangibile intorno alla creazione del quale il gruppo sarà spinto ad attivarsi. Oppure possiamo proporre di monitorare i progressi individuali, anche dopo la conclusione del corso, formando delle coppie all’interno delle quali l’uno sarà il “buddy” dell’altro; a distanza di qualche mese le coppie si metteranno in contatto e il buddy verificherà i progressi del proprio compagno.

Non ci sono scuse

Il fatto che tutti o parte del nostro staff stia lavorando in smart working non deve quindi costituire un ostacolo all’intenzione di far crescere i propri collaboratori.
La relazione diretta è imprescindibile, qualsiasi forma di attività online non può sostituirla, ma gli strumenti che oggi abbiamo a disposizione consentono di raggiungere ottimi risultati in termini di aggiornamento delle competenze con un buon livello di condivisione e di affiatamento del team.
Beninteso, si tratta di risultati che possono essere raggiunto solamente attraverso un buon lavoro di progettazione.
Insomma, ancora una volta non ci sono scuse, si può fare.

Iscriviti alla nostra newsletter   

In questa newsletter vogliamo parlare di un nuovo approccio al lavoro. Non solo smart e digitale ma anche, e soprattutto, nuovi modi di organizzare e gestire attività e flussi, alla ricerca di maggior benessere e soddisfazione di clienti, lavoratori e organizzazioni.
Ogni settimana riceverai un articolo di approfondimento.