Lavorare parzialmente a distanza. 2 anni di esperienza e 3 elementi chiave

GESTIONE DEL TEMPO, SPAZIO DI LAVORO, COMUNICAZIONE

Discussa, chiacchierata, inflazionata. Sto parlando proprio di lei, la gestione del tempo. L’esperienza di questi due anni mi ha insegnato che il telelavoro può dare ma anche togliere, che la performance può essere molto diversa da persona a persona e che 10 ore di lavoro possono diventare 7 e 7 possono diventare 10. Possiamo partire da queste domande:

• come costruisco la mia settimana? 
• come organizzo la giornata?
• quali sono le priorità?

Lavorare organizzati

Stabilire le priorità settimanali e le attività giornaliere è un grande passo che molte persone non riescono a fare con costanza. In ufficio qualcosa da fare lo si trova sempre, è sufficiente stare lì affinché ci vengano fatte richieste o ci vengano in mente cose. A casa è chiaramente molto diverso (e in questo caso possiamo dire per fortuna!). Una buona prassi è quella di non trovarsi il lunedì a fare il piano per la settimana o la mattina per la giornata ma chiudere il venerdì con la pianificazione della settimana successiva e ogni fine giornata con le attività chiave del giorno seguente.

La giornata casalinga può subire diverse distrazioni: il corriere che suona, le faccende di casa, il pranzo da preparare, la famiglia che rientra. Stabilite le priorità è importante tenere alta la concentrazione, spuntare una alla volta le attività evitando il multitasking. Quest’ultimo è l’elemento in grado di raddoppiare le ore di lavoro aumentando stress e frustrazione. In rete si trovano molti consigli su come mantenere il focus come ad esempio la tecnica del pomodoro. 

Farsi spazio

Al secondo posto metto lo spazio di lavoro:

• cosa mi serve? 
• cosa mi piace avere? 
• cosa mi disturba?

Una stanza dedicata e una scrivania ordinata, niente di più niente di meno. Nel caso delle famiglie la stanza dedicata non ha bisogno di spiegazioni ma possiamo aggiungere qualcosa che esula dal numero di persone presenti in casa. Si tratta della necessità di creare le migliori condizioni per favorire organizzazione e concentrazione. Andare in un “ufficio” casalingo permette di calarsi in una realtà pensata e arredata per un preciso scopo.
Nel mio caso ho una stanza che di giorno è pensata solo per il lavoro mentre la sera si trasforma facilmente in sala cinema per la visione di film ed eventi sportivi. Si può scegliere di arredare uno spazio in camera o in salotto ma è importante capire che per ottenere il “patentino” di Remote Worker non ci si improvvisa, ci si struttura.

Comunicazione efficace

E via veloci con il terzo punto. La comunicazione sincrona e asincrona con colleghe e colleghi:

• come gestire al meglio le comunicazioni?
• come evitare di scrivere e chiamare in continuazione? 
• come evitare video chiamate continue?

Eccoci al punto più delicato che rappresenta anche una grande possibilità di crescita. Quando siamo al lavoro se abbiamo bisogno di qualcosa ci alziamo e andiamo dalla collega, non importa cosa stia facendo, la interrompiamo. Quando siamo a casa la distanza può creare ansia e oggettive difficoltà.
Capire le priorità fa la differenza. Se è urgente alzo la cornetta e chiamo, se non è urgente scrivo un messaggio. Se abbiamo un calendario condiviso possiamo guardare gli appuntamenti della persona interessata e già da li avere un piccolo filtro per capire se è il momento giusto o meno. Le email non sono sicuramente lo strumento adatto così come non lo è whatsapp. In TST abbiamo sperimentato un’app di messaggistica come Slack che integrando chat, condivisione di file e videocall ha facilitato enormemente la connessione a distanza. 

Non si può tornare indietro

Siamo solo all’inizio della diffusione del telelavoro, anche se restando solo in Italia, Domenico De Masi ne parla già da più di trent’anni. Lavorare all’integrazione tra presenza e remoto è una possibilità che non possiamo farci sfuggire.
Non ci resta che continuare a testare e migliorare questa modalità per elevare la qualità del lavoro e della vita privata.