Le riunioni possono essere utili, efficaci, ingaggianti e anche occupare poco tempo (tuo e dei tuoi colleghi)

SMART WORKING SIGNIFICA ANCHE GESTIRE LE RIUNIONI IN MODO INTELLIGENTE

Questo articolo fa parte di una serie in cui ti presento alcuni strumenti che ti possono aiutare a rendere le tue riunioni utili, efficaci e ingaggianti senza trascurare l’orologio.
Partiamo da un paio di presupposti, una riunione ben fatta non si improvvisa e non si può cambiare con uno schiocco delle dita il modo in cui un team è abituato a gestire le proprie riunioni. Quindi in questo articolo darò per scontato che:

• ci sia un programma / ordine del giorno
• ci sia un obiettivo definito
• tutti i partecipanti sappiano in che modo potranno/dovranno contribuire al meeting
• qualcuno abbia l’onere di guidare il momento

Detto questo, ho scelto alcuni strumenti di varia natura (applicazioni, attrezzatura, canvas e metodi di conduzione) e in questi articoli li trovi raggruppati per  “scopo”.

Stare tutti sullo stesso pezzo

Parliamoci chiaro, una riunione dove lo scambio di informazioni avviene solo verbalmente, è come un martello senza testa: ti servirà battere il chiodo molte volte e fino alla fine non sarai sicuro di riuscire metterlo dritto (senza parlare delle conseguenze sul manico).
Secondo me c’è solo un’eccezione: una riunione in cui una sola persona parla, ha molto chiaro cosa vuole dire e ottenere, sa farlo molto bene. Ma questo è al massimo l’1% del lavoro del team.
Ecco alcuni strumenti adatti a 3 situazioni (o tipi di riunione) differenti: 

• per lavorare ad “alto livello”
• per lavorare di precisione
• per gestire e organizzare il lavoro

Ad alto livello

un’immagine vale più di mille parole

Non so chi l’ha detto, ma questo vale anche per le riunioni. Se il gruppo ragiona sulla stessa cosa (un file, una slide, uno schema) si evitano giri di parole, fraintendimenti e incomprensioni. O almeno è più facile identificarli e ridurli.

La vecchia lavagna a fogli mobili mantiene la sua efficacia, ma attualmente sono disponibili soluzioni che consentono di fare un po’ di più: le lavagne virtuali. Fondamentali nelle riunioni online, possono essere utilizzate efficacemente anche per quelle in presenza.

Una delle più semplici da usare è la Jamboard, di Google. Può essere utilizzata direttamente da una videocall di Google Meet o indipendentemente. Consiste in una serie di fogli virtuali, sui quali TUTTI i partecipanti possono scrivere, disegnare, inserire post it, forme, e simboli.

Se hai un tablet, puoi usare qualche funzione in più, come il disegno e la scrittura assistiti (ma qui siamo nel campo dei fuochi d’artificio), perché il software è stato sviluppato per utilizzare la lavagna multimediale di Google, una specie di grande tablet che sta iniziando a fare la sua comparsa nelle sale riunioni, insieme ad altri dispositivi simili dei competitor.

Miro è un’altro software, sempre in cloud, che assolve lo stesso scopo, con un po’ più di funzioni e, quindi, di complessità.
In questo caso il foglio virtuale è uno solo, molto vasto, e ci si può spostare da una parte all’altra con lo zoom. Il livello di zoom ideale per “scrivere”, cioè inserire testo, immagini, forme, ecc, è il 30%.
Funziona molto bene per la formazione, dove il docente conduce il gruppo, dà indicazioni specifiche e può spiegare velocemente le funzioni di base.

Anche per le riunioni di un gruppo di lavoro è molto efficace, ma per poterne sfruttare appieno le potenzialità, almeno una persona deve avere una certa dimestichezza con la piattaforma. I tutorial che si trovano sul sito illustrano bene le funzioni, ma il segreto è sapere COME utilizzarle in base a quello che si vorrà fare durante la riunione.

ATTENZIONE: Miro ha una versione gratuita che comprende quasi tutte le funzioni, ma si possono creare solo 3 board e ha poche opzioni per la condivisione. Le versioni a pagamento non hanno un costo eccessivo, ma per un uso interno di un piccolo team è sufficiente un account condiviso.

In generale, il lavoro fatto su una lavagna virtuale ha alcuni vantaggi:

RESTA: le lavagne restano nell’archivio e occupano solo un po’ di spazio digitale, che ha il suo peso, ma è molto meno ingombrante dei rotoli di fogli usati sparsi in giro per l’ufficio

CI SI PUÒ LAVORARE FACILMENTE: ogni lavagna può essere ulteriormente modificata: se si inizia un lavoro in gruppo, si può proseguire in un’altra riunione, o un collega può continuare autonomamente dal punto in cui si è arrivati, anche a casa

PUÒ ESSERE CONDIVISO FACILMENTE: prima o dopo la riunione, ogni lavagna può essere condivisa o inviata a chi di dovere, con pochi clic

Lavorare di precisione

prima, durante, dopo
Le lavagne sono molto utili per spiegare, immaginare, schematizzare, semplificare in (o a) un gruppo.
Quando si lavora con informazioni più puntuali e specifiche, su budget, analisi, registri, ecc, si può stare tutti sullo stesso pezzo grazie ai file condivisi.
Si tratta di documenti di testo, fogli di calcolo, presentazioni…
Ormai sono presenti da anni nelle principali suite per ufficio, ma spesso non vengono utilizzati in questa modalità.
Un file può essere condiviso con tutti i partecipanti ad una riunione in modo che questi abbiano un accesso diretto all’oggetto di discussione, possano intervenire direttamente sui dati e capire a cosa stanno facendo riferimento i colleghi (quasi sempre nei file condivisi, posso vedere dove è posizionato il cursore dei colleghi).
I file possono essere inviati prima della riunione perché gli altri possano prenderne visione, completare le informazioni, fare domande o commenti.
Un lavoro avviato in una riunione su un file condiviso può essere continuato individualmente in un secondo momento e tutti possono vedere aggiornamenti, rispondere a domande, fare commenti.

Gestire e organizzare il lavoro

Negli ultimi 15-16 mesi abbiamo assistito ad uno sforzo straordinario, pare senza precedenti, della comunità  scientifica per studiare Covid-19 e per lo sviluppo dei vaccini. Penso di poter dire che un altro enorme sforzo, a livello di ricerca, sviluppo tecnologico e diffusione di saperi e competenze, è stato fatto per permettere alle persone di riunirsi, nonostante sia il principale fattore di rischio per il contagio. Penso alle piattaforme web professionali e non, ai dispositivi per la purificazione dell’aria, all’attivazione di nuovi spazi, allo sviluppo di nuovi modi di usare quelli esistenti, all’impegno profuso da tanti per imparare o insegnare a utilizzare gli strumenti web, ecc
Un’altro “oggetto” su cui è utile stare tutti sullo stesso pezzo durante una riunione è la lista delle cose da fare o il piano delle attività.
Se lavori in un’organizzazione che applica i metodi del Project Management o altri metodi strutturati anche a livello operativo, avrai già uno strumento efficace e condiviso.
Se invece senti di aver bisogno di un po’ di chiarezza sul chi-fa-cosa (e quando), sulla gestione delle priorità, sulla programmazione del lavoro, uno strumento utile può essere Trello: é un software cloud che, secondo me, è ideale per introdurre nei team dei metodi condivisi di gestione del lavoro. Ha tre vantaggi fondamentali, rispetto ad altre piattaforme:

Questo mi fa pensare che, in fondo, le riunioni resteranno a lungo parte delle nostre esperienze quotidiane.

• è semplice da utilizzare
• è visuale
• è flessibile: non è necessario applicare un metodo predefinito, ognuno può sviluppare la propria logica di utilizzo
• ha una versione gratuita piuttosto “robusta”: puoi fare e sperimentare un sacco di cose e, se poi diventa uno strumento di lavoro, non ha un costo eccessivo

Come funziona Trello?

L’area di lavoro è la bacheca, che dovrebbe corrispondere a un progetto o a un team.
In ogni bacheca ci sono delle liste, degli spazi verticali, tipo silos, che possono essere “nominati” come si desidera. Le liste possono essere definite per tema, step di lavorazione, aree di attività, ecc.
All’interno delle liste ci sono le card: sono qualcosa di simile ad un post-it virtuale. Cliccandoci sopra, la card si “gira” e dietro ci sono molte informazioni: a chi è stata assegnata, la data di scadenza, le etichette, i commenti, ecc..
Il modo più semplice ed efficace per usare trello per delle riunioni periodiche di coordinamento di un team, secondo me è questo:

• in una bacheca si creano tre liste (da fare, in corso, fatto), più eventuali altre liste “di supporto” tipo il “frigo delle idee”, le card modello, le cose in sospeso
• Ogni card corrisponde ad un task o ad un insieme di attività simili (per trovare il giusto livello di dettaglio è utile sperimentare un po’) o, ancora meglio, a un deliverable, cioè qualcosa che può essere completato e “consegnato”, in modo che possa essere spostato nella lista “fatto” senza dubbi.

Conclusione

Introdurre uno di questi strumenti nelle prassi di lavoro di un team non è un’operazione scontata. Non è detto che tutti siano pronti ad affrontare la novità e abbiano lo stesso livello di dimestichezza con strumenti simili a quelli che ho descritto. E non è nemmeno automatico che il tuo team possa effettivamente trarne vantaggio (però mi sento di poter dire che è molto probabile).

Penso che il modo giusto di affrontare e gestire un cambiamento di questo tipo sia trattarlo come un esperimento: prova a definire un obiettivo ipotetico legato all’introduzione di uno di questi strumenti e parlane con il tuo team, oppure definiscilo direttamente insieme ai tuoi colleghi.

Definite insieme anche la durata dell’esperimento, ovvero il periodo durante utilizzerete lo strumento durante le riunioni, e al termine condividete le vostre opinioni per decidere se adottare lo strumento, introdurre delle modifiche o abbandonare il tentativo. In questo modo, anche chi non fosse entusiasta, saprà che il cambiamento non è scontato e che potrà partecipare alla sua costruzione.

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