Prepararsi allo smart working

In questi ultimi mesi abbiamo capito quali siano i contorni dello smart working, entrato con prepotenza nel lessico e nella pratica di milioni di lavoratori. Imprenditori, manager, dipendenti e collaboratori hanno compreso che non si tratta di solo telelavoro, bensì una vera e propria modalità organizzativa, che presenta i suoi vantaggi, svantaggi, precondizioni facilitanti e culture organizzative da adottare. Anche il comitato di esperti economico – sociali coordinati da Colao, ha proposto al governo di aggiornare la Legge 81 del 2017 e di adattarla all’inattesa esplosione nell’utilizzo di questa particolare forma organizzativa del lavoro. Vedremo se almeno questa proposta verrà presa in considerazione. Su un aspetto dello smart working c’è un accordo (quasi) unanime: la riduzione degli spostamenti per lavoro è un fattore positivo; si può dedicare quel tempo alla propria famiglia e ai propri interessi extra-lavorativi e ciò ha effetti positivi evidenti anche per l’ambiente, aspetto che non guasta. Al contrario, la propensione della dilatazione del tempo dedicato al lavoro è il principale rischio avvertito da chi l’ha sperimentato; paradossale se pensiamo che lo smart working (o lavoro agile) poggia su cultura, tecniche e tool del time saving.
Se sei un imprenditore (o un HR manager) e stai valutando pregi e difetti dello smart working e se può rappresentare un’assetto organizzativo vantaggioso per la tua azienda, quali sono i primi passi da fare? Come tradurre in pratica i principi su cui si basa la cultura che sottostà a questa modalità organizzativa? Come risolvere le eventuali obiezioni o le contrarietà di collaboratori e dipendenti? Perché, sia chiaro, non si tratta di una modalità organizzativa priva di difficoltà nella sua fase di introduzione.

Sappiamo davvero ciò che facciamo?

Il primo passo è condurre una profonda analisi delle mansioni, dei compiti e delle responsabilità affidate ai collaboratori. Un’azienda che ha già adottato un’organizzazione per processi sarà sicuramente agevolata. Lo studio permetterà di individuare quei processi gestiti in autonomia da una o poche persone e quelli che invece prevedono sequenze più complesse che coinvolgono team più numerosi. Descrivere la natura e il grado delle integrazioni tra i diversi team interni (ma anche con i fornitori esterni) ci permetterà di soppesare la quantità e qualità di coordinamento necessaria. Più i processi sono integrati – sia verticalmente con più team interni, che orizzontalmente con i fornitori esterni – più aumenta il tempo e le risorse da dedicare al coordinamento, e coordinare un team da remoto necessita di competenze, tecniche e strumenti diversi da quelli necessari per le attività in presenza.

Quanto costa il coordinamento?

Il secondo passo è quello di pesare economicamente il tempo dedicato al coordinamento e censire i diversi strumenti di cui già si dispone: software gestionali, device della comunicazione, riunioni periodiche e programmate. Meglio inoltre distinguere il tempo dedicato al coordinamento tra i diversi processi aziendali, come ad esempio progettazione ed esecuzione. Poniamo il caso di un’azienda che si occupa di progettare arredi su misura e che delega la realizzazione e posa in opera ad una rete di artigiani locali. Se l’azienda mira ad integrarsi orizzontalmente con il cliente, è probabile che a quel cliente venga affidato un architetto che si occuperà di seguirlo in tutte le fasi, dalla contrattazione iniziale fino all’individuzione delle imprese artigiane passando per la progettazione. A fronte di tempi minimi per il coordinamento intra-organizzativo, risulteranno maggiori quelli inter-organizzativi e (forse) risultaranno maggiori i costi determinati da una minore specializzazione della mansione. Se invece l’azienda fosse integrata verticalmente, al cliente verrebbe affiancato un account, che si relazionerebbe con il team degli architetti, con i buyer, con l’amministrazione, con i fornitori. E’ noto che non esiste una soluzione organizzativa che vada bene per ogni azienda e per tutte le stagioni, ma è opportuno sceglierne una dopo aver soppesato pro e contro in relazione ai risultati aziendali che ci si prefigge.

Quanto costa l’infrastruttura fisica? E caratterizza il nostro business?

Pesare i costi dell’infrastruttura fisica è il terzo passo necessario. Valutare inoltre quanto “quel” immobile e in quella posizione caratterizzi il tuo business è un’ulteriore approfondimento necessario per approcciare lo smart-working. Sempre sull’esempio dell’azienda che fa progettazione di arredi su misura, disporre di uno spazio espositivo dove far provare la comodità di un divano o l’ergonomia di un mobile da bagno può essere molto utile nel processo commerciale. Così come disporre di una vetrina in una via prestigiosa può, di per sé, segmentare la clientela. Più difficile che quel business benefici del fatto che il personale amministrativo operi in quello stesso luogo. Porsi l’obiettivo di circoscrivere lo spazio “indispensabile” per mantenere efficace la tua azione di business, potrebbe liberare le risorse per sostenere i costi dell’introduzione dello smart-working, o quanto meno, permette di guardare i costi immobiliari in ottica maggiormente flessibile.Pesare i costi dell’infrastruttura fisica è il terzo passo necessario. Valutare inoltre quanto “quel” immobile e in quella posizione caratterizzi il tuo business è un’ulteriore approfondimento necessario per approcciare lo smart-working. Sempre sull’esempio dell’azienda che fa progettazione di arredi su misura, disporre di uno spazio espositivo dove far provare la comodità di un divano o l’ergonomia di un mobile da bagno può essere molto utile nel processo commerciale. Così come disporre di una vetrina in una via prestigiosa può, di per sé, segmentare la clientela. Più difficile che quel business benefici del fatto che il personale amministrativo operi in quello stesso luogo. Porsi l’obiettivo di circoscrivere lo spazio “indispensabile” per mantenere efficace la tua azione di business, potrebbe liberare le risorse per sostenere i costi dell’introduzione dello smart-working, o quanto meno, permette di guardare i costi immobiliari in ottica maggiormente flessibile.

Pedro, adelante con juicio

L’ultimo passo è quella della sperimentazione. Prima di assumere decisioni da cui difficilmente si può tornare indietro, come ridurre gli spazi ufficio, prova ad introdurre il lavoro agile in piccole dosi. Meglio sarebbe abituare il team a confrontarsi con obiettivi di risultato, a concentrare il tempo di coordinamento al minimo indispensabile, distinguendolo, formalmente, dal tempo dedicato all’analisi delle richieste del cliente (ideazione e progettazione). Le tecnologie della comunicazione rendono possibile che “ogni persona trovi il luogo migliore dove esprimere la propria creatività” come sostiene Jack Dorsey di Twitter, non preoccupandosi di misurare l’impegno (e i risultati) dalla sola presenza in ufficio. Anche su questo aspetto, una formazione specifica all’utilizzo di tool e tecniche dello smart-working potrebbe essere un’azione di allineamento e, con buona probabilità, anche di convincimento dei collaboratori.

I principali effetti dell’introduzione del lavoro agile dovrebbero essere una maggiore produttività e una maggiore attenzione dei collaboratori ai risultati aziendali. E’ per questo che vale la pena di provarci, ben sapendo che non produrrà effetti in una notte!

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