Riunioni noiose? A mai più!

COME GESTIRE LE RIUNIONI IN MANIERA PIÙ DIVERTENTE ED EFFICACE

I team sono il cuore pulsante di ogni impresa. Attraverso di loro nascono le idee, si prendono decisioni, si instaurano relazioni con l’esterno e all’interno dell’azienda stessa. Se pensiamo a un’evoluzione dei nostri sistemi organizzativi e del nostro essere impresa, che vada di pari passo con i cambiamenti che stiamo vivendo intorno a noi, dobbiamo necessariamente partire da lì.

Come si incontrano i team, come decidono, come comunicano le persone al loro interno e come creano? Le risposte a queste domande sono lo specchio della cultura aziendale in cui sono immerse.

Quante volte abbiamo avuto esperienza di team formati da persone eccezionali che nel momento in cui si mettevano insieme, però non riuscivano a trasformare questi talenti personali in un talento collettivo? 

Questo perché lavorare insieme non è scontato. Ha bisogno di pratiche e processi che supportano la collaborazione, la partecipazione e il benessere collettivo.

..E TU, CHE RIUNIONE SEI?

Immaginate una riunione: il luogo in cui il team si esprime, dà il meglio o il peggio di sé, il motore decisionale e creativo dei nostri processi aziendali. Se le riunioni sono lunghe, caotiche, noiose difficilmente questo meglio può emergere e poi esprimersi all’esterno. 

Se la sensazione che abbiamo quando affrontiamo una riunione è che non vediamo l’ora che finisca per tornare alla nostra scrivania allora qualche cosa non funziona. 

Le riunioni dovrebbero essere luoghi circolari (esatto, luoghi in cui ci si mette letteralmente in cerchio) dove le informazioni, le idee e i saperi possano esprimersi attraverso tutte e tutti. Dovrebbero essere luoghi in cui una leadership attenta e intelligente lascia spazio ai diversi punti di vista così da veder emergere una soluzione collettiva, creativa e inaspettata. Ricordiamoci che le idee non espresse sono potenziale lasciato andare.

Abbiamo quindi bisogno di riunioni più produttive, efficaci e coinvolgenti. In cui tutte/i possano dare il meglio di sé e uscirne con un profondo senso di benessere e soddisfazione. 

Come? Con alcuni strumenti che facilitino il dialogo e il confronto ed altri che permettano di avere tempi chiari e un ordine del giorno condiviso e visibile. Perché ci stiamo riunendo? Per quanto tempo? Quali sono gli obiettivi? E gli output di questa riunione? Se queste informazioni sono alla  portata di tutti allora è più facile che possa emergere il contributo collettivo, che il processo che seguiremo sia visibile e che tutti arrivino alla riunione con le idee chiare.

IL MAGICO POTERE DELL’ODG

Un esempio: quanti di voi si preparano prima della riunione stilando un buon ODG (la famigerata sigla dell’Ordine Del Giorno)? L’ODG è la mappa della nostra riunione: ci indica i tempi, gli argomenti, i responsabili per ciascun tema e le informazioni di cui abbiamo bisogno. 

Con un buon ODG si perde meno tempo, il processo è più fluido e più chiaro e ognuno può sapere in ogni momento a che punto del percorso si è senza sentirsi perso, e quindi contribuire maggiormente.

Vi siete mai presi del tempo prima della riunione per rispondere a queste domande?

• Di chi ho bisogno per questa riunione?
• Questa è una riunione per decidere o per pianificare?
• Ho tutte le informazioni necessarie che possono farmi avanzare nel processo?

Dedicare del tempo alla pianificazione della riunione significa guadagnarne! Mi permette di avere incontri più efficaci e soddisfacenti. 

E per rendere le nostre riunioni più produttive non dimenticate di inserire una pausa se questa dura a lungo. Nella pausa abbiamo tempo di sedimentare ciò che è emerso e ricaricare le energie tornando con un’attenzione più focalizzata: la scienza ci dice che dopo 45 minuti l’attenzione e il nostro cervello rallentano.

IL CHECK-IN

E che dire della possibilità di avere un momento di confronto “umano”? Perché non inserire nelle nostre riunioni un piccolo momento iniziale in cui connetterci come persone oltre che come colleghi? 

Noi lo chiamiamo check-in. Si fa un check-in per tastare l’atmosfera, per sviluppare empatia e fiducia sostenendo il team in un percorso di coesione e conoscenza maggiore.

Perché come dice Margaret Wheatley

noi non abbiamo paura di coloro di cui conosciamo le storie” quindi tanto più conosciamo dei nostri compagni di viaggio tanto più ne avremo fiducia.

Saper gestire le riunioni in modo divertente ed efficace non è semplice e immediato. Per questo, noi di Trentino Social Tank organizziamo un corso in cui verranno trasmessi i trucchi per rendere la tua riunione funny e smart, in modo tale che le persone ne escano felici, soddisfatti, e con la voglia di farne un’altra! 

Ecco il corso per lavorare concretamente sulla gestione delle riunioni con i tuoi collaboratori e colleghi:

RIUNIONI FUNNY E SMART: come gestire le riunioni in maniera divertente ed efficace
giovedì  6 – 20 -27 maggio