Smart Working? Si può fare!

LO SMART WORKING: UNA SFIDA DEGLI ULTIMI MESI PER I PICCOLI IMPRENDITORI

A causa della recente emergenza sanitaria, non solo le piccole medie imprese, ma anche le grandi imprese e la pubblica amministrazione, sono state obbligate ad implementare lo Smart Working. Una sfida complicata per coloro che non hanno mai avuto a che fare con il lavoro agile, ma non impossibile! Con qualche informazione in più e un piccolo aiuto, qualsiasi realtà può intraprendere il proprio percorso verso lo smart working, del quale sarà poi difficile pentirsi.

COS’È LO SMART WORKING?

Prima di tutto, è necessario fare chiarezza rispetto a che cosa ci si riferisce quando si parla di smart working, in modo tale da non confondere quest’ultimo con altri termini molto diffusi nel linguaggio comune, quali telelavoro o coworking.
Riprendendo la definizione data dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, possiamo definire il lavoro agile (o smart working) come “una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari e spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro”.
Dunque, in poche parole, un nuovo modo di lavorare dove si hanno meno limiti spazio-temporali e maggiore libertà e autonomia di azione per il raggiungimento di obiettivi prefissati.

PERCHÉ LO SMART WORKING?

Molto spesso si pensa che implementare lo smart working all’interno della propria azienda sia una sfida lunga e complicata, che solamente realtà fortemente strutturate, con al loro interno un ufficio HR specializzato, possono riuscire ad affrontare. Nulla di più sbagliato!
Il lavoro agile può essere adottato da qualsiasi organizzazione, anche dalle PMI. Non si esclude che il percorso possa essere travagliato, in quanto richiede tempo ed energie, ma una volta raggiunto il traguardo, difficilmente si vorrà tornare indietro. Infatti, sono diversi i vantaggi che possono derivare dall’implementazione dello smart working e che dovrebbero convincere un’azienda ad adottarlo (The Ultimate Guide to Smart Working): 

aumento della produttività: se a un worker viene lasciata maggiore libertà di organizzazione di spazi e luoghi, molto probabilmente tenderà a sentirsi responsabilizzato, ingaggiato e consapevole del lavoro che svolge; ciò porta a una riduzione del turnover e dell’assenteismo, con un conseguente aumento della produttività

riduzione dei costi: adottando lo smart working si può dar vita a una riorganizzazione degli spazi (es. riduzione degli uffici) e dei processi (es. grazie alle tecnologie si possono ridurre il numero di trasferte)

aumento della brand awareness: un’organizzazione che introduce l’approccio smart working si distingue sul mercato e risulta più attrattiva

IL CAMBIAMENTO ORGANIZZATIVO E’ NECESSARIO

Quando parliamo di Smart Working dobbiamo necessariamente parlare di cultura organizzativa, cioè di  norme, valori e credenze che sono parte integrante dell’identità aziendale. Affinché lo Smart working attecchisca all’interno di un’azienda, è fondamentale rendere la cultura organizzativa di quest’ultima pronta all’innovazione!
Il lavoro agile comporta un processo di change management profondo e complesso, e solo una cultura organizzativa flessibile e orientata al costante mutamento può garantirne la riuscita. Basti pensare che favorire l’adozione dello smart working significa porre al centro dell’organizzazione le persone, modificare il modo in cui vengono gestiti orari e luoghi, utilizzare nuove tecnologie, snellire i processi e investire nello sviluppo di capacità digitali.
Una cultura organizzativa statica e rigida è destinata a perdere già in partenza.

UN NUOVO MODELLO DI LEADERSHIP

Se si vuole implementare lo smart working all’interno della propria realtà aziendale  è  necessario aggiornare il modello di leadership (The Ultimate Guide to Smart Working). Una leadership basata sul controllo dei tempi e della presenza non favorirà in alcun modo l’adozione del lavoro agile; al contrario, una leadership che punta sulla fiducia, sulla responsabilizzazione, sull’autonomia e sulla trasparenza, sembra essere la carta vincente. Infatti, solamente se è presente la fiducia è possibile parlare di smart working nel vero senso del termine. In caso contrario, siamo in presenza di una sua “brutta copia”.
Sicuramente, non è semplice per un manager gestire il lavoro basandosi esclusivamente sulla fiducia, ed è altresì comprensibile che all’inizio vi sia della resistenza. Tuttavia, è stato dimostrato come il rendimento di un worker che sente di avere la fiducia del proprio manager migliori notevolmente. Questo dovrebbe convincere anche i più scettici!

Creare un rapporto di lavoro con il proprio worker basato sulla fiducia significa permettere al lavoratore di decidere quando, come, dove e con chi svolgere le attività assegnategli. Di conseguenza, in questo modo: 

• si verifica un aumento della motivazione e della disponibilità del worker
• si facilita lo sviluppo di soft skills quali il time management, il team working e il problem solving  
• si favorisce la conciliazione vita-lavoro
• si incentiva la convergenza tra obiettivi aziendali e obiettivi professionali/personali  

Quindi, è fondamentale che il manager non passi per il controllore spietato che dirige i propri collaboratori, ma deve essere un coach che riflette insieme ai propri collaboratori, definendo e progettando con essi gli obiettivi, favorendo la comunicazione in generale. In questo modo è possibile instaurare un clima di stima e rispetto reciproci, fondamentali per lavorare in smart working. 

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