Ufficio a casa? È tempo di home office

10 CONSIGLI PER ORGANIZZARLO AL MEGLIO

Prima di marzo 2020 in Italia le persone che avevano scelto di lavorare da casa in smart working erano meno di 500 mila, oggi, per i motivi che tutti conosciamo, sono quasi 8 milioni.
E per molti non è stata una scelta.
Molti di noi sono impreparati a lavorare da casa, molti non sono nemmeno attrezzati, e devono fare i salti mortali per ricavarsi uno spazio in cui lavorare in pace. Sempre che sia possibile perché non sempre lo è.

Farsi spazio

Difficoltà ce ne sono sicuramente tantissime, ma a voler vedere il bicchiere mezzo pieno, forse è l’occasione giusta per incominciare a “farsi spazio”, non solo metaforicamente.
Cosa intendo? Lavorare dobbiamo lavorare, inutile girarci troppo intorno e quindi tanto vale ricavarci il nostro spazio, organizzarlo al meglio per essere più produttivi ed essere finalmente dirigenti di noi stessi.
E allora vai! Ecco 10 consigli fondamentali per il tuo home office.

1. Un posto tutto per te

Se sei così fortunato da avere una stanza in più che, magari, fino a ieri non aveva una destinazione precisa, ma che adesso può essere riadattata, è arrivato il tuo momento, prendi possesso di quello spazio, metti la bandierina e dichiaralo tuo: adesso è il tuo ufficio!
Se invece quello spazio non c’è, te lo devi ricavare: individua una parte della camera da letto, un sotto-finestra in mansarda, un angolo o una parete del soggiorno, un lato del tavolo della cucina.
Quello è il tuo ufficio. Sai che quando vai lì stai andando al lavoro.

2. La scrivania, ma non solo

La scrivania dovrebbe essere lunga minimo 1,20m e profonda minimo 60 cm, e se possibile regolabile in altezza in modo da poterci lavorare anche in piedi, quando sei stanco di stare seduto.
Non bianca o a finitura lucida per evitare che rifletta. Dà fastidio agli occhi.
Importantissima la sedia, scegli una sedia ergonomica da ufficio, con braccioli, rotelle, schienale e profondità della seduta regolabile, E’ un 

piccolo investimento, lo so, di cui la tua schiena ti ringrazierà per sempre.

3. L’illuminazione. Non quella di Gautama Budda, quella del tuo ufficio intendo

La luce, se possibile, sempre naturale, ma evita di lavorare con lo sguardo diretto alla finestra o dandole le spalle per evitare un contrasto luminoso troppo forte 

che può provocare bruciore agli occhi o mal di testa. La migliore soluzione è ad angolo retto rispetto alla finestra.
Quando è buio, scegli una lampada dall’alto che faccia una luce diffusa e una lampada da tavolo che ti permetta di non avere ombre fastidiose. Meglio la luce bianca per lavorare, tiene svegli e favorisce la produttività.

4. L’altezza dello schermo

Stai già tutto il giorno con la testa in basso a guardare il cellulare, non fare la stessa cosa con lo schermo del pc.
Se lavori con un lap top organizzati con supporto e metti lo schermo in modo che il bordo superiore sia di poco più in basso della linea mediana dei tuoi occhi.
Sono le tue cervicali che ti stanno parlando, non ignorarle, ma se vuoi contribuire a far diventare ricco il tuo osteopata o fisioterapista, non ti preoccupare, vai avanti così, “a testa bassa”.
E sì, avrai bisogno di una tastiera separata, of course!

5. Spazio ordinato

Ancora col disordine?  Gli occhiali che non sono mai dove li cerchi, quel foglio dove ti eri preso un appunto fondamentale sparito nel nulla, tra 5 minuti inizia la riunione e tuo figlio s’è rubato le cuffie?
Ma insomma, Marie Kondo ha fatto una serie su Netflix, venduto 5 milioni di copie sul Magico potere del riordino, e tu fai ancora finta di niente?  È tempo di decluttering e spaceclearing.
Accanto alla tua scrivania, metti dei cassetti, degli scaffali, delle mensole, in cui riporre tutto quello che ti serve, cancelleria, post it-, device digitali, cuffie, pile di ricambio, ogni cosa al suo posto.
Non sai quanto tempo ti fa farà risparmiare. Per non parlare della sensazione di energia, lucidità e chiarezza mentale che uno spazio ordinato assicura.

6. Pause

Contrariamente a quanto si crede le persone che lavorano da casa rischiano di andare in overwork, ossia di lavorare troppo.  Sempre incollati al monitor per paura di essere “pizzicati” mentre si stanno godendo un normale caffè. Come se non facessero altro.
Fare le pause invece è fondamentale per dare un giusto ritmo alla giornata, per sciogliere i muscoli sempre contratti nella posizione seduta, per dare sollievo agli occhi.
Quindi ogni mezz’ora circa è bene fermarsi, aprire la finestra, fare un rapido cambio d’aria, portare lo sguardo all’orizzonte e poi ad oggetti vicini in modo da distendere i muscoli oculari, sgranchire gambe e braccia, muovere dolcemente le cervicali.
Le pause aiutano moltissimo ad essere più produttivi e ad arrivare a sera senza sentirsi prosciugati. A proposito, approfittane per bere e idratarti almeno ogni due ore.

7. Vestirsi

Lo so, una delle comodità del lavorare da casa è che non ti devi vestire da ufficio, almeno dalla vita in giù. Ok, comodo sì, ma non in pigiama.
Forse gli altri non se ne accorgono che sei in tuta e senza scarpe, ma il tuo cervello sì, e facilmente entra in modalità “relax” esattamente il contrario di quello che ti serve per essere produttivo. Pigiama e lavoro non sono fatti per stare insieme
E se poi ti indicono una skype/zoom/googlemeet, all’ultimo secondo? E tu sei senza un filo di trucco, o con la barba non fatta, i capelli in disordine e la maglietta con la macchia di sugo?
Lasciarsi andare è un attimo, l’idea non è certo di essere sempre pronti per la passerella francese, ma almeno evitare l’effetto arresti domiciliari “straighoutta Gomorra”.

8. Routine

So che fa un po’ “vecchia zia”, ma sono convinta che disciplina e routine siano carte vincenti.
In ufficio è tutto più semplice, gli spazi sono predisposti al lavoro, i tempi sono scanditi da orari fissi, il tuo capo, i tuoi colleghi sono lì a portata di mano per un confronto.
A casa i tuoi ritmi li devi trovare tu, datti dei piccoli riti di inizio e fine lavoro, pianifica la giornata, pause comprese e a fine giornata rimetti tutto in ordine e “chiudi l’ufficio”.

9. Home office vs coworking

Se tutti questi argomenti non ti convincono, hai provato a lavorare a casa, ma soffri di solitudine, l’autodisciplina non è il tuo forte, la connessione è instabile, i figli ti danno il tormento, il cane si impone alla tua attenzione e il frigo è una tentazione a cui non sai resistere e minaccia seriamente il tuo giro vita, allora è arrivato il momento di provare il coworking.

10. Coworking

Quando valuti le alternative, tieni presente che alcuni dei punti elencati sopra (una scrivania ergonomica, una buona connessione e un ambiente poco rumoroso e ben illuminato) sono ormai lo standard di ogni servizio di coworking.
Inoltre, tieni in considerazione queste cose:

distanza da casa e accessibilità: se hai la fortuna di averne uno a 15-20 minuti di distanza, a piedi o in bicicletta, può essere anche un ottimo modo per aggiungere un po’ di movimento alla tua giornata. Altrimenti, se non devi usare l’auto per altri motivi, verifica che sia raggiungibile con i mezzi: di solito il trasporto pubblico ti permette di risparmiare

tariffe flat o flessibili: il coworking può essere una soluzione “parziale”, per alcune ore al giorno o alcune giorni alla settimana. Se non sei convinta/o di spostare la tua attività completamente, verifica che questa possibilità sia prevista

contesto: valuta anche il luogo dove è collocato il coworking e i servizi/negozi nei dintorni; bastano un piccolo supermercato e un bar accogliente per rendere la tua giornata più semplice e piacevole

(Se la cosa ti incuriosisce, puoi venire a trovarci nel nostro coworking per una giornata di prova gratuita!!)

Trentino Social Tank organizza insieme con Organizzatessen un percorso formativo sul tema dell’organizzazione personale:
Be Organized