Ufficio: è un “addio” o solo un “arrivederci”?

IL CORONAVIRUS E LA CHIUSURA OBBLIGATORIA DEGLI UFFICI

Come tutti sappiamo, la recente emergenza sanitaria ha costretto molte imprese a chiudere le sedi fisiche e a porre i propri lavoratori in smart working, al fine di tutelarne la salute. Così, gli uffici si sono di colpo svuotati e la scrivania, simbolo della routine lavorativa di molti, è stata sostituita con tavole da cucina, divani e poltrone. Per molti questo cambiamento è stata una rivelazione tanto che, una volta averne assaporato i vantaggi, non vogliono più farne a meno. Per altri, al contrario, l’imposizione del lavoro a distanza è stato un trauma che li ha spinti a desiderare di tornare al più presto in ufficio, ovvero alla normalità pre-covid.

Dunque, quello che ci si può chiedere é: dove lavoreranno le persone in futuro? Che fine farà l’ufficio? Verrà completamente sostituito dal lavoro agile oppure sopravviverà ad esso?  L’Internazionale ha dedicato a questo argomento un intero capitolo, il quale verrà riassunto di seguito nei suoi punti principali!  

LA PARABOLA DELL’UFFICIO

A causa della recente emergenza sanitaria la vita in ufficio si è completamente fermata. Come afferma la critica radiofonica Catherine Nixey: “nessuno si aspettava un cambiamento così drastico tanto in fretta” nonostante, già prima di Covid-19, l’aumento degli affitti, la rivoluzione digitale e la crescente domanda di lavoro flessibile facevano ben sperare in esso.
Se volessimo rappresentare la storia e l’evoluzione dell’ufficio potremmo tranquillamente disegnare una parabola. Esso si affermò ufficialmente durante la rivoluzione industriale, quando i lavoratori si spostarono dalla campagna alla città per svolgere, dietro scrivanie e banconi, professioni accessorie (finanza, diritto, commercio al dettaglio) finalizzate a sostenere l’industria pesante. Successivamente, si andò incontro a una lenta ascesa soprattutto quando, nei primi decenni del Novecento, l’ufficio divenne l’oggetto principale attorno a cui ruotavano i progetti di molti ingegneri e architetti; infatti, furono molti i cambiamenti architettonici e organizzativi attuati in quegli anni al fine di rendere il luogo dove le persone lavoravano per almeno otto ore al giorno, maggiormente accogliente e stimolante. Tuttavia, tale successo cominciò piano piano a smorzarsi quando si diffuse la minaccia concreta delle ICT, ovvero strumenti in grado di cambiare per sempre le modalità e le tempistiche del lavoro.
Oggi giorno, nonostante i datori di lavoro continuino a promettere benefici e servizi al fine di trattenere i dipendenti (es. pasti gratis, tavoli da ping-pong, palestre, ecc.), sempre più lavoratori chiedono di poter svolgere le proprie attività da remoto, lontani dai locali aziendali. Ciò sottolinea la forte crisi in cui si trova l’ufficio, la quale non si è altro che accentuata a causa della recente emergenza sanitaria. Tutto ciò porta a chiedersi: che fine farà l’ufficio? Esiste il rischio che sia definitivamente sostituito dal lavoro a distanza?

UN ACCENNO AL LAVORO A DISTANZA

Nonostante il lavoro a distanza venga definito come la minaccia principale all’ufficio, molti non hanno mai sperimentato tale modalità di lavoro e quindi difficilmente sanno bene di che cosa si tratta; infatti, “smart working” è stato uno dei termini maggiormente ricercati su Google negli ultimi mesi e, addirittura, da un sondaggio del 2018 è emerso che solo il 3% degli impiegati statunitensi lavora a casa per più del 50% del tempo.
Per questo, sorprenderà sapere che il lavoro a distanza non è un fenomeno degli ultimi anni; infatti, già negli anni sessanta Jack Nilles coniò il termine telelavoro per indicare un sistema, da lui ideato, di uffici-satellite diffusi nelle periferie urbane, creati in modo tale che gli impiegati potessero spostarsi in sedi più vicine alle proprie abitazioni, a piedi o in bicicletta, diminuendo così il pesante traffico che caratterizzava gli Stati Uniti in quegli anni. Inoltre, una rete di fattorini e di computer avrebbe garantito la comunicazione tra le varie sedi, replicando quello che avviene all’interno di un ufficio.
L’idea degli uffici-satellite, per quanto geniale all’epoca, non attecchì. Infatti, bisognerà aspettare altri trent’anni perché il lavoro a distanza prenda definitivamente piede, poiché è solo nell’ultimo decennio del Novecento che si sviluppano le tecnologie adatte per la sua implementazione.

COSA POTREBBE SOSTENERE IL RITORNO IN UFFICIO?

Il capo personale di Twitter ha affermato che l’azienda “probabilmente non sarà mai più uguale a prima”, e ha concluso dicendo: “Penso proprio che non torneremo al passato”. Mentre i dipendenti di twitter hanno ben chiara la prospettiva aziendale futura, altri lavoratori non sono così fortunati. Molti si chiedono se nei mesi post-covid torneranno a sedersi alla propria scrivania o se, invece, dovranno definitivamente dire addio alla propria routine lavorativa pre pandemia. 

Cosa potrebbe sostenere un ritorno attivo in ufficio dei lavoratori?

• I capi che hanno bisogno di fare i capi: per un dirigente è più facile fidarsi di un dipendente se vede quello che sta facendo e ciò è fattibile solamente all’interno dei locali aziendali 
• La necessità delle interazioni dal vivo: esse aiutano le persone a comunicare e rinsaldare i legami. Molti sono i lavoratori che risentono della mancanza della condivisione diretta, dei discorsi spontanei e delle riunioni improvvisate, in quanto un’email che dice “Ottimo lavoro!” non sarà mai la stessa cosa di un sorriso  
• La necessità di ritualità: molti lavoratori hanno risentito della mancanza di quelle ritualità che scandiscono la giornata lavorativa dandole un ordine di svolgimento (es. il tragitto in treno, i saluti in ascensore) 
• La difficoltà nel separare la vita privata da quella professionale: lavorare da casa tende ad assottigliare il confine tra vita privata e vita professionale. Come sottolinea Lucy Kellaway, le persone hanno bisogno di poter distinguere tra la vita in ufficio, generalmente ordinata, e la propria vita privata fatta di caos e disordine, in modo tale che, quando serve, è possibile evadere da una per scappare nell’altra e viceversa.

PERCHÉ PREFERIRE IL LAVORO A DISTANZA?

Ci sono diversi motivi che potrebbero spingere un’organizzazione, e gli stessi lavoratori, a preferire il lavoro a distanza. L’Internazionale ne cita principalmente tre:

la riduzione dei costi: la riduzione del numero di persone all’interno dei locali aziendali favorisce un risparmio per quanto riguarda il mantenimento degli spazi e l’utilizzo dell’energia elettrica

la riduzione dell’inquinamento: molti sono i pendolari che ogni giorno, con la propria vettura o con i mezzi pubblici, si spostano per recarsi in ufficio. Se molti lavorassero da casa si avrebbe una netta riduzione delle emissioni di CO2

la conciliazione vita-lavoro: lavorare a distanza permette di conciliare impegni professionali e personali, soprattutto se al lavoratore viene concessa libertà nella gestione dei luoghi, dei tempi e delle modalità di svolgimento delle attività.

Tuttavia, è fondamentale sottolineare come sia impossibile implementare il lavoro agile dall’oggi al domani. Infatti, servono tempo e pazienza se si vuole fare un buon lavoro!
Innanzitutto, è importante modificare la cultura organizzativa orientandola alla trasparenza. Ciò significa che i lavoratori non devono più essere visti come meri esecutori di attività all’interno di un orario prestabilito, ma come collaboratori in grado di lavorare in team e aiutarsi nelle diverse attività, al fine di raggiungere un obiettivo condiviso.
Allo stesso tempo, è fondamentale rivedere anche la produttività personale. E’ necessario che i lavoratori che si approcciano al lavoro agile siano in grado di organizzare la propria routine quotidiana in modo tale da non farsi distrarre e venir meno alle attività assegnate. Per questo esistono diverse soluzioni, come, ad esempio, il time blocking, ovvero una strategia organizzativa che risale almeno a Benjamin Franklin e che consiste nel destinare a specifici “blocchi” temporali le cose da fare. In questo modo, la giornata di lavoro spesso caotica viene strutturata, e può aumentare in modo significativo la quantità di lavoro che si riesce a sbrigare in un tempo limitato.      

COSA SUCCEDERÀ DOPO IL COVID-19?

E’ una domanda particolarmente quotata negli ultimi tempi!
Sorprendentemente, molte aziende si mostrano disponibili a rendere duraturi i cambiamenti che hanno adottato in questi mesi, dati i diversi vantaggi sperimentati (riduzione delle emissioni, riduzione dei costi e conciliazione vita-lavoro). Questo dovrebbe decretare la vittoria del lavoro a distanza ma la mancanza di interazioni sociali, sentita da molti lavoratori, lascia un po “l’amaro in bocca”.
Per questo, in futuro, concordando con quanto dicono Reid Hoffman, Ben Casnocha e Chris Yeh nel loro saggio del 2014 The alliance: managing talent in the networked age, ci sarà molto lavoro da remoto ma anche molto lavoro in ufficio; ovvero, un compromesso!
Essi prevedono che:

• le aziende conserveranno le loro sedi, anche se più piccole; 
• si ricorrerà di più allo scambio di scrivanie e meno agli uffici permanenti e pre-assegnati; 
• alcuni piccoli centri urbani vedranno aumentare i loro abitanti;
• in alcune grandi città caleranno i prezzi degli immobili;
• l’organizzazione del lavoro sarà più varia. Forse, oltre agli orari scalati e ridotti, sarà anche necessario assumere con contratti pluriennali impiegati che lavorano solo da remoto e che si dedicano esclusivamente a pochi obiettivi importanti prima di passare ad altro.

Dunque, possiamo concludere che l’ufficio, ora come ora, non è destinato a scomparire. Tuttavia, esso dovrà essere riorganizzato e adattato, in modo tale che possa convivere con il lavoro a distanza, il quale è destinato ad affermarsi pienamente nei prossimi anni.  

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